Klachtenreglement

Kwaliteit van zorgverlening vraagt om een goede afstemming en samenwerking tussen verschillende medewerkers en afdelingen binnen de organisatie. Binnen onze organisatie streven we naar hoge kwaliteit van zorgverlening. Toch kan er iets gebeuren dat niet de bedoeling is. Mocht u ontevreden zijn en een klacht willen indienen, dan kunt u terecht bij onze klachtenbemiddelaar.

De klachtenbemiddelaar is het eerste aanspreekpunt. Hij kan een onafhankelijke en bemiddelende rol aannemen t.o.v. een persoon/team waar de klacht over gaat en zodoende beoordelen of de klacht intern met de betrokken personen opgelost kan worden. Zo komt u op een snelle en informele manier in gesprek met de juiste mensen. Mocht het op deze manier toch niet lukken, of wilt u liever iemand buiten de organisatie spreken over een klacht, dan kunt u zich wenden tot:

• De klachtenfunctionaris
• De geschillencommissie

Hoe een klacht wordt behandeld, leest u hieronder in het klachtenregelement.

BEGRIPSOMSCHRIJVING

Klacht: Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door een medewerker van Aelbrecht GGZ , door of namens de cliënt kenbaar gemaakt.
Klager: Degene die een klacht indient.
Aangeklaagde: De instelling of voor de instelling werkzame persoon/personen tegen wie de klacht zich richt.
Klachtenbemiddelaar: De persoon, niet zijnde de betrokken medewerker tegen wie de klacht is gericht, aan wie de behandeling van de klacht is overgedragen.
Klachtenprocedure: De bij Aelbrecht GGZ gehanteerde procedure voor behandeling van klachten.
Klachtenregeling: Schriftelijke weergave van de bij Aelbrecht GGZ gehanteerde klachtenprocedure.
Klachtenregistratieformulier: Formulier waarin de klachtenbemiddelaar alle stappen registreert, die zijn genomen tijdens het behandelen van een klacht.
Klachtenfunctionaris: De door de Raad van Bestuur van Aelbrecht GGZ aangestelde onafhankelijke functionaris voor het behandelen van klachten, met als hoofddoel cliënten te horen, opvolging te geven aan gegronde klachten en het verbeteren van de kwaliteit van zorg of ter voorkoming van escalaties.
Geschillencommissie: Een externe onafhankelijke, wettelijk erkende geschilleninstantie waar de cliënt een geschil kan voorleggen wanneer bemiddeling door de klachtenbemiddelaar niet lukt of wanneer de cliënt het niet eens is met het oordeel van de klachtencommissie.
WKKGZ: Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming

HET INDIENEN VAN EEN KLACHT

Een klacht kan per e-mail worden ingediend bij de klachtenbemiddelaar via klachtenfunctionaris@aelbrechtggz.nl.

Een klacht kan worden ingediend door:

• Een cliënt
• Vertegenwoordiger van cliënt
• Naastbetrokkenen

Werkwijze bij behandeling van een klacht

1. De klachtenbemiddelaar registreert de datum van ontvangst van de klacht en maakt een klachtendossier aan.
2. De klachtenbemiddelaar legt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 5 werkdagen contact met de klager. Reageert de klager niet binnen 2 weken, dan wordt de klacht als ingetrokken beschouwd. De klager behoudt het recht de klacht op een later tijdstip alsnog in te dienen.
3. Als de klacht onvoldoende duidelijk is, gaat de klachtenbemiddelaar hierover in overleg met de klager.
4. Het eerste contact is erop gericht dat de klager wordt gehoord.
5. De klachtenbemiddelaar helpt zo nodig bij het formuleren van de klacht en zij kunnen samen overleggen over de mogelijkheden waarop de klacht kan worden opgelost.
6. De klachtenbemiddelaar organiseert naar eigen inzicht het verdere verloop van de klachtenbehandelingen, doet dit in overeenstemming met deze regeling, de WKKGZ, de AVG, de voor haar geldende overige regels , beroepsnormen en het functieprofiel.
7. De klachtenbemiddelaar onderzoekt de klacht en de mogelijkheden om tot een oplossing van de klacht te komen en zorgt ervoor dat de klager en aangeklaagde zo goed mogelijk met elkaar in gesprek komen en dat de uitkomst van het onderzoek kenbaar wordt gemaakt aan klager een aangeklaagde. Dit kan schriftelijk of per e-mail gebeuren.
8. Als de klacht door tussenkomst van de klachtenbemiddelaar naar tevredenheid van klager aan aangeklaagde wordt opgelost, bevestigt de klachtenbemiddelaar dit schriftelijk per brief of per e-mail aan de klager en aangeklaagde.
9. Als verwacht wordt dat de klacht niet binnen 6 weken na ontvangst van de klacht is ingetrokken of opgelost, kan de termijn in goed overleg verlengd worden. De klachtenbemiddelaar deelt dat mede aan de klager en aangeklaagde.
10. Wanneer bemiddeling tussen de klager en aangeklaagde niet lukt, kan de klachtenfunctionaris worden ingeschakeld. De klachtenbemiddelaar ondersteunt de klager bij het doen van de klacht aan de klachtenfunctionaris.
11. Wanneer in het contact met de klager de klacht door de klachtenfunctionaris niet tot tevredenheid wordt afgehandeld, of het oordeel van de klachtenfunctionaris niet bevredigend is, kan de klager er voor kiezen de klacht voor te leggen aan de Geschillencommissie. De klachtenbemiddelaar kan hierbij de weg wijzen.

Meer informatie over het klachtenreglement
Wilt u meer weten over het klachtenreglement binnen Aelbrecht GGZ? Of wilt u algemene informatie over onze organisatie ontvangen? Onze specialisten informeren u graag. Neem direct contact op met het secretariaat via 040 888 0618 of stuur een e-mail naar info@aelbrechtggz.nl.